Zmiany przepisów wprowadzone 1 stycznia 2019 roku mocno odbiły się na regułach rozliczania kosztów w działalności gospodarczej. Odtąd odliczenia wykonywane są na nowych podstawach, a dodatkowo należy uwzględnić limity wartości auta. Co ważne, zmiany te dotyczą także osób korzystających z samochodu firmowego kupionego wcześniej. Co trzeba wiedzieć przed zakupem, leasingiem lub wynajmem samochodu na firmę w 2020 roku?
Jakie zmiany zostały wprowadzone w latach 2019-2020?
Przed wprowadzeniem zmian przedsiębiorca biorący auto na firmę stał przed trudnym wyborem. Przepisy ustawy PIT ograniczały maksymalną wartość odliczeń dla samochodu kupionego za gotówkę lub na kredyt do 20 tys. EUR. Limit ten nie dotyczył jednak leasingu, co sprawiało, że ta forma finansowania samochodu stawała się znacznie korzystniejsza. Leasing operacyjny umożliwiał odliczenie pełnej opłaty inicjalnej oraz rat leasingowych. Po nowelizacji ustaw podatkowych z 1 stycznia 2019 r. (Dz.U. z 2018 r. Poz. 2159) ujednolicono maksymalne odliczenie podatkowe na 150 tys. zł. Limit ten dotyczy zarówno gotówki, kredytowania, leasingu jak i wynajmu.
Zmiana przepisów zwiększyła więc opłacalność zakupu samochodu za gotówkę (powyżej 20 tys. EUR), a także wynajmu krótkoterminowego. Warto bowiem wiedzieć, że maksymalna kwota dotyczy każdego wynajmu z osobna, dlatego wynajmując samochód na 12 miesięcy, z każdą kolejną umową przysługuje przedsiębiorcy odliczenie w pełnej podstawie (150 tys. zł). Okres amortyzacji nowego samochodu kupionego za gotówkę jest znacznie dłuższy, dlatego sprzedaż samochodu przed zakończeniem amortyzacji oznacza dla przedsiębiorcy zazwyczaj stratę.
Nowa „kilometrówka” - jak działa nowy sposób rozliczenia eksploatacji samochodu?
Do końca 2018 roku obowiązywała tzw. kilometrówka, czyli opłata obliczana na podstawie przejechanych kilometrów. Maksymalna stawka urzędowa wynosiła 0,8358 zł, za kilometr. Oznacza to, że pokonując miesięcznie 1000 km można było przyjąć podstawę odliczenia podatku na poziomie nie wyższym niż 835, 8 zł. Jeśli jednak wydatki na paliwo były niższe, np. 500 zł, wówczas ta niższa kwota stanowiła podstawę. Od tej kwoty odliczano podatek dochodowy w wysokości 18 proc. Jak wygląda rozliczenie auta na firmę od 2019 roku? Uwzględniają one odliczenie podatku od kosztów prowadzenia działalności wynoszących jedynie 20 proc. wydatków poniesionych na eksploatację samochodu. W większości przypadków oszczędności będą więc mniejsze niż przy dawnym systemie obliczania.
Należy również pamiętać, że po 15 latach, w styczniu 2023, zaktualizowane zostały stawki kilometrówki. Zatem po wielu apelach i nowelizacji prawa Ministerstwo Infrastruktury dopasowało stawki kilometrówki do sytuacji gospodarczej. Nowe stawki kilometrówki wymuszają na firmach rozliczanie kilometrów służbowych autem prywatnym według nowego cennika.
Finalnie dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm3 kilometrówka nie może być wyższa niż 0,89 zł. Po drugie, dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3 kilometrówka wynosi 1,15 zł. Po wtóre, stawka za 1 km dla motocykla to 0,69 zł, a dla motoroweru – 0,42 zł.
Co to oznacza w praktyce? Nowe kilometrówka to wzrost poziomu zwrotu kosztów dla pracownika na poziomie 40% w przypadku samochodów osobowych i dostawczych. Należy zwrócić uwagę, że w przypadku jednośladów jest to wzrost nawet o 300%!
Porsche na firmę, czyli zmiany dotyczące drogich aut
Jedną z głównych nowości wprowadzonych po nowelizacji przepisów jest określenie maksymalnej wartości samochodu. Dotychczas w kosztach prowadzenia działalności można było uwzględnić każdy samochód, nawet ten luksusowy o wartości miliona złotych. Leasing luksusowej limuzyny lub drogiego SUV-a na firmę był popularnym sposobem na zmniejszenie kosztów, zwłaszcza, że tego typu samochód generował także wysokie koszty eksploatacji.
Wysoka amortyzacja pozwalała odzyskać dużą część pieniędzy oddawanych w podatkach. Po zmianie przepisów sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Wprowadzony został maksymalny limit ceny zakupu, wynajmu lub leasingu operacyjnego na dany samochód. Dla przedsiębiorców „nievatowców” limit ten wynosi 150 tys. zł. w przypadku auta napędzanego silnikiem spalinowym lub układem hybrydowym. Wyższy próg osiągają auta elektryczne, bowiem wówczas podstawą do odliczenia podatku może być samochód o wartości 225 tys. zł.
U podatników VAT kwoty te wynoszą odpowiednio 134 529 zł netto (165 470 zł brutto) dla aut z silnikiem spalinowym i 250 920 zł brutto dla aut elektrycznych. W przypadku leasingu i wynajmu kwota ta ustalana jest proporcjonalnie na podstawie miesięcznych opłat. Ustawa z dnia 23 października 2018 r., obowiązująca od stycznia 2019 określa, że do limitu wartości nie wliczają się składki ubezpieczeniowe płacone w ramach umowy leasingu lub najmu (z wyjątkiem AC) oraz część odsetkowa takiej spłaty.
Podstawą wyliczenia jest wyłącznie spłata faktycznej wartości samochodu. Oczywiście limit wartości samochodu w działalności gospodarczej dotyczy jednie maksymalnych kwot odliczeń i nie zabrania zakupu droższych aut. W takim przypadku każda kwota powyżej tych stawek nie będzie podlegała odliczeniu. Stawia to pod znakiem zapytania sens rozliczania luksusowych samochodów w Polsce i według doniesień specjalistów może przyczynić się do wyprowadzania rejestracji aut za granicę. Innym sposobem obejścia zakazu wydaje się zarejestrowanie samochodu jako auto ciężarowe. Przepis ten dotyczy bowiem jedynie samochodów osobowych w działalności gospodarczej.
Odliczanie podatku VAT – ile można odliczyć za zakup samochodu?
Najbardziej bolesną zmianą dla przedsiębiorców jest aktualizacja stawek odliczenia zakupu i eksploatacji samochodu od podatku VAT. Przepisy te dotyczą samochodów osobowych do 3,5 tony. Nie ma znaczenia, czy kupisz nowy, czy używany samochód. Ważne jest natomiast, by obie strony – kupujący i sprzedający – byli czynnymi podatnikami VAT.
Od zakupu i eksploatacji samochodu firmowego odliczysz:
- 50% podatku naliczonego od wydatków poniesionych w związku z kupnem i użytkowaniem samochodu – jeżeli będziesz używać samochodu do celów firmowych oraz prywatnych.
- 100% podatku naliczonego od wydatków poniesionych w związku z kupnem i użytkowaniem samochodu – jeżeli samochód będzie wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych.
Jak i kiedy złożyć informację VAT-26?
Aby skorzystać z pełnego odliczenia kosztów nabycia i eksploatacji samochodu musisz złożyć deklarację VAT-26. Dokument ten zaświadcza o użytku auta wyłącznie dla celów przedsiębiorstwa. Można go złożyć osobiście w urzędzie skarbowym, listownie lub elektronicznie Ostatnia opcja wymaga złożenia elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub użycia danych autoryzacyjnych zapewniających autentyczność deklaracji. Informacji VAT-26 nie można podpisać jednak Profilem Zaufanym ani złożyć poprzez platformę ePUAP. Kiedy złożyć deklarację VAT-26? Informację o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej należy złożyć do 7 dni od terminu poniesienia pierwszego wydatku, np. wpłaty zaliczki na zakup pojazdu lub raty najmu/leasingu.
Kara za brak informacji VAT-26
Brak złożenia dokumentu VAT-26 jest jednoznaczny z koniecznością odliczenia podatku VAT na podstawie 50 proc. kosztów. Do momentu wysłania lub złożenia deklaracji uznaje, że pojazd jest użytkowany zarówno w celach firmowych, jak i prywatnych. Odliczenie pełnego VAT-u jest możliwe dopiero po złożeniu pisma VAT-26, nawet jeśli samochód użytkowany był wcześniej wyłącznie na cele firmowe. Błędy lub nieścisłości w deklaracji VAT-26 podlegają karze grzywny. Jej maksymalna wysokość to 720 stawek dziennych. Urząd odstąpi od wymierzenia kary, jeśli złożysz odpowiednie wyjaśnienie po terminie. Musi to jednak nastąpić przed rozpoczęciem czynności kontrolnych, sprawdzających lub wszczęciem postępowania podatkowego VAT.
Karą grzywny możesz zostać ukarany, gdy:
- nie złożysz informacji o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie do prowadzenia działalności, rozliczanych z pełnym odliczeniem VAT,
- złożysz informację VAT-26 po terminie,
- złożysz informację nieprawdziwą (np. wykorzystując samochód do celów prywatnych).
Co można odliczyć od podatku VAT?
W kosztach prowadzenia działalności możesz uwzględnić następujące opłaty eksploatacyjne:
- paliwo
- naprawy i części zamienne
- płyny i części eksploatacyjne
- opon
- opłaty parkingowe oraz autostradowe
- ubezpieczenie.
Zobacz także: Samochody na abonament w Twojej Firmie czyli - Qarson Benefit Car
Ewidencja użytkowania samochodu do celów firmowych – jak powinna wyglądać?
Aby samochód wzięty na firmę podlegał pełnemu odliczeniu kosztów, obowiązkiem przedsiębiorcy jest udowodnienie, że służy wyłącznie do celów gospodarczych. W praktyce wymaga to prowadzenia szczegółowej ewidencji użytkowania samochodu, która powinna być określona w dokumencie polityki flotowej. Jest ona przydatna nawet w niewielkiej flocie, liczącej kilka samochodów firmowych.
Co powinno być ewidencjonowane, by skorzystać ze 100-proc. odliczenia kosztów?
- Dzień rozpoczęcia i zakończenia ewidencji
- nr rejestracyjny samochodu, stan licznika przebiegu auta firmowego w dniu rozpoczęcia użytkowania
- stan licznika przebiegu na koniec każdego okresu rozliczeniowego
- stan licznika przebiegu samochodu po zakończeniu użytkowania w celach firmowych
- liczba przejechanych kilometrów w danym okresie rozliczeniowym
- szczegółowe wpisy dotyczące użytkowania pojazdu, zawierające m.in. numerację wpisu imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem, datę wyjazdu, cel wyjazdu i opis trasy, liczbę przebytych kilometrów.
- potwierdzenie autentyczności wpisów przez osobę reprezentującą firmę.
Kiedy można uznać, że samochód użytkowany jest wyłącznie w celach firmowych?
Jeśli zamierzasz złożyć informację VAT-26 i korzystać pełnego odliczenia, musisz zadeklarować, że samochód będzie używany wyłącznie w celach działalności gospodarczej prowadzonej przez firmę – to oczywiste. Niestety, restrykcje są bardzo szerokie i w praktyce większość samochodów „na firmę” podlega także użytkowi prywatnemu. Już sam fakt dojazdu autem firmowym do pracy jest traktowany jako dowód na użytek w celach prywatnych.
Czego nie można robić, by auto było wyłącznie „firmowe”?
- Dojeżdżać samochodem do miejsca pracy
- odbywać podróży niezwiązanych z działalnością firmy, przewozić osób niezatrudnionych w firmie (z wyjątkiem klientów)
- przewozić rzeczy nienależących do firmy
- przewozić rzeczy i osób poza godzinami pracy
- udostępniać auta osobom niezwiązanym z firmą.
Użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych
Samochody użytkowane na co dzień do celów prywatnych można z pewnością wykorzystywać do działań służbowych. Odpowiednie udokumentowanie przebiegu oraz poprawne rozliczenie księgowe to podstawa. Z pewnością coraz więcej osób decyduje się na użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Dzieje się tak z kilku powodów:
- samodzielna kontrola nad wszystkimi aspektami użytkowymi samochodu.
- rozliczanie kosztów paliwa (podatek VAT i podstawa opodatkowania) w działalność gospodarczą.
- osobisty nadzór nad wszystkimi elementami finansowymi dotyczącymi pojazdu.
Pamiętaj, że należy zwrócić szczególna uwagę na poprawne rozliczanie tej kwestii. Podatkowe i księgowe elementy rozliczania użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych są kluczowe. W tym przypadku należy prowadzić skrupulatną ewidencję przebiegu pojazdu. Co więcej, dobrze jest korzystać z systemów GPS umożliwiających zapis historii tras. Finalnie, do celów podatkowych i księgowych należy korzystać z usług wykwalifikowanych doradców.
Odpowiedzialność pracownika za samochód firmowy – co trzeba wiedzieć?
Dużo wątpliwości budzi kwestia powierzenia samochodu pracownikowi. Nie może się to odbyć jedynie na zasadzie zaufania lub umowy ustnej, bowiem nieświadomość złamania przepisów przez pracownika nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności. Wydanie samochodu powinno więc być dokładnie opisane w oświadczeniu potwierdzonym podpisem obu stron. Kluczowe kwestie, bez których nie może obyć się oświadczenie, to wykorzystanie auta wyłącznie na użytek firmowy oraz obowiązek zwrotu samochodu. Mogą też znajdować się w nim zapisy uściślające stan, w jakim samochód musi powrócić do firmy.
W wytycznych dla kierowcy użytkującego samochód służbowy musi być także informacja o prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdów, niezbędnej do pełnego odliczenia VAT. To nie koniec wymagań, jakie może mieć pracodawca wobec pracownika. Według przepisu art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy pracodawca może żądać podania danych osobowych dotyczących imienia i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia i miejsca zamieszkania. Powinien też upewnić się, że pracownik posiada ważne uprawnienia do kierowania pojazdem.
Powierzenie samochodu służbowego osobie bez uprawnień podlega karze grzywny (art. 96 § 1 Kodeksu wykroczeń). Najlepszym sposobem zabezpieczenia jest skserowanie Prawa Jazdy i dołączenie do umowy. Jak natomiast upewnić się, że samochód używany jest wyłącznie do celów służbowych, w godzinach pracy? Największą pewność da lokalizator GPS zamontowany w samochodzie. Jego wskazania mogą posłużyć także do ewidencji użytkowania samochodu i będą pomocne w razie kontroli skarbowej. Dodatkową zaletą lokalizatora jest zabezpieczenie samochodu na wypadek kradzieży.
