Dziś mamy wskazówkę dla przedsiębiorców posiadających w firmie samochody. Jak obniżyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej ograniczając koszty związane z samochodami służbowymi? Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami. Trzeba się sprawnie poruszać w wielu dziedzinach lub korzystać z wiedzy ekspertów. By nie zaprzątać sobie głowy kadrami, płacami i księgowością warto rozpocząć współpracę z biurem rachunkowym. By uniknąć kosztownych błędów przy zawieraniu umów warto nawiązać współpracę z kancelarią prawniczą. W przestrzeni ekonomicznej można znaleźć wiele wskazówek i pomocnych rozwiązań dla firm. Pojawiają się rozwiązania informatyczne i start-upy pozwalające istotnie ograniczyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej.
Samochód służbowy w firmie
Przyjrzyjmy się kosztom posiadania w firmie samochodu służbowego, a dokładnie nowej formie posiadania auta w organizacji i rozliczania kosztów w przypadku wynajmu długoterminowo samochodu firmowego. Posiadanie auta w firmie deklaruje 94 procent prowadzących działalność gospodarczą. Wiąże się to z dużą wygodą, swobodą i zwykle oszczędnością czasu. Pojazdy w firmie generują koszty. To lubi każdy przedsiębiorca. Flota samochodowa stanowi majątek trwały organizacji lub jest użytkowana na podstawie umowy leasingu.
Jest jednak jeszcze inny sposób, by mieć auto na potrzeby firmy. Pojawiła się ciekawa możliwość wynajmu długoterminowego samochodu do celów zarówno prywatnych, jak i firmowych. Takie rozwiązanie proponuje m. in. firma Qarson z Suchego Lasu koło Poznania.
Wynajem samochodu na firmę
Wynajem to forma finansowania, która polega na dzierżawieniu samochodu od wynajmującego na czas określony w umowie. Nie ma obowiązku wykupu auta jak w leasingu. Auto można wynająć zarówno na jeden dzień, jak i na wiele lat. Najpopularniejsza forma wynajmu dla przedsiębiorcy to obecnie wynajem średnioterminowy na okres 12 miesięcy. Zdarzają się oczywiście umowy na dłużej, nawet 5 lat. W przeciwieństwie do leasingu przedsiębiorca nie spłaca kapitału, a płaci jedynie czynsz za użytkowanie pojazdu.
Wysokość raty ustalana jest indywidualnie i zależy od długości najmu oraz przewidywanego miesięcznego przebiegu pojazdu. Korzystając z usług firmy wynajmującej samochody, przedsiębiorca nie musi martwić się o koszty utrzymania pojazdu. Serwisowanie oraz koszty ubezpieczenia leżą po stronie firmy zewnętrznej.
Czytaj także: 3 sposoby na wynajem samochodu
Umowa najmu samochodu
Najem samochodu używanego do prowadzenia działalności gospodarczej powinien zostać zrealizowany na podstawie umowy najmu. Według art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego przez umowę najmu należy rozumieć oddanie rzeczy do używania najemcy przez wynajmującego na czas oznaczony lub nieoznaczony w tej umowie, za co najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. W dalszej części § 2 wskazuje, że czynsz może zostać określony pieniężnie lub w świadczeniach innego rodzaju. To oczywiste, wynajmującemu trzeba przecież za użytkowanie auta zapłacić. Czynsz jest oczywiście kosztem uzyskania przychodu działalności gospodarczej.
Innymi wydatkami będą bieżące wydatki dotyczące zakupu ubezpieczenia czy zakupu opon sezonowych. Koszty te zależą od tego czy wynajmujący je pokrywa czy nie. Do tego dochodzą koszty eksploatacji samochodu, jak zakup paliwa, opłaty za parking lub autostradę czy koszty ewentualnych napraw.
Najlepsza oferta
Do niedawna długoterminowy wynajem aut był dostępny tylko dla przedsiębiorstw zatrudniających dużą liczbę przedstawicieli handlowych. Chodziło tu o bezpieczeństwo firm wynajmujących. Jednak w zachodnich krajach Europy taki wynajem jest już od dawna dostępny również dla małych firm. W Polsce trend odwrócił się niedawno i rynek wynajmu aut na długi i średni okres czasu bardzo dynamicznie się rozwija. Według danych Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów, ten model jest wykorzystywany w 79% zakupów nowych aut firmowych, w których transakcja nie jest dokonywana wyłącznie za gotówkę. Pozostałych 21% przypada na wynajem długoterminowy. W roku 2018 firmy świadczące usługi wynajmu długoterminowego zamówiły o ponad 23% więcej samochodów, w porównaniu z rokiem 2017.
Zaletą wynajmu długoterminowego jest bez wątpienia możliwość wliczenia całej miesięcznej raty w koszty uzyskania przychodu. Mamy tu możliwość wymiany samochodu na nowy po zakończeniu umowy. Po okresie najmu auta można je oddać nie martwiąc się o jego sprzedaż.. W leasingu przedsiębiorca musi zajmować się eksploatacją pojazdu i sprzedażą. W wynajmie czynsz za użytkowanie jest stały, dostosowany do indywidualnych potrzeb. Nie martwimy się o ubezpieczenie i serwis. Wynajmujący oferuje usługi dodatkowe przez co koszty użytkowania auta są naprawdę niskie. Jak auto ulegnie awarii lub zostanie unieruchomione w przypadku kolizji wynajmujący oferują samochód zastępczy na czas naprawy pojazdu.
Oferta skierowana jest dla osób prywatnych oraz dla przedsiębiorców. Każdą ofertę należy oczywiście dokładnie przeanalizować, ale w zestawieniu form finansowania nowych aut wynajem długoterminowy czy średnioterminowy jest bardziej opłacalny od kredytu i leasingu. Tego typu oferta jest także korzystna w przypadku samochodów prywatnych wykorzystywanych do celów służbowych. Od 2019 roku jest tu możliwość zaliczenia tylko 20 proc. wydatków w koszty (likwidacja kilometrówki). Więc dobrym pomysłem będzie wejście w najem długoterminowy auta.
Przeanalizujmy ofertę Qarsona. Mamy tu wiele opcji
Zacznijmy od auta miejskiego, najtańszego samochodu z oferty. Szybka i zwinna TOYOTA AYGO II FACELIFT II 5D, o wartości 42300 zł, z ekonomicznym silnikiem 1.0 VVTi o mocy 74 KM to odpowiednie auto np. dla małej firmy internetowej. Nadwozie pięciodrzwiowe. Manualna skrzynia biegów.
Jeżeli zawrzemy umowę na 12 miesięcy, zapłacimy jedynie 499 zł brutto miesięcznie za użytkowanie auta. Opłata startowa wyniesie tylko 999 zł. W cenie jest serwis i przeglądy. Do tego naprawy gwarancyjne. W tej cenie mamy pakiet 10000 km do przejechania oraz opony sezonowe. Auto jest pojemne, bardzo dobrze wyposażone. Spala 4 litry na 100km. Pakiet ubezpieczeniowy zaczyna się od 199 zł miesięcznie.
W Qarsonie bardzo korzystna jest oferta aut rodzinnych i SUVów. Rodzinnego Volkswagena Golfa VII w bardzo bogatej wersji wyposażenia comfortline o wartości 87800 zł możemy użytkować już za 799 zł brutto miesięcznie. To dobra oferta dla przedstawicieli handlowych lub przedsiębiorców dużo podróżujących. Auto jest z dynamicznym silnikiem 1.0 TSI o mocy 115KM co zapewnia przyzwoite osiągi. Nadwozie pięciodrzwiowe. Manualna skrzynia biegów. Opłata startowa wyniesie tylko 2999 zł. W cenie jest serwis i przeglądy. Do tego naprawy gwarancyjne. W tej cenie mamy pakiet 10 000 km do przejechania oraz opony sezonowe. Auto jest bardzo dobrze wyposażone. Spala 5 litrów na 100km. Pakiet ubezpieczeniowy zaczyna się od 262 zł miesięcznie.
Wg. tej regulacji kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Zgodnie z tym artykułem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja przebiegu pojazdów prowadzona do celów PIT zawierała wówczas takie informacje jak:
- nazwisko, imię oraz adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd - dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 km przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1km przebiegu,
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane
Suma wydatków związanych z samochodem zaliczona do kosztów podatkowych nie mogła przekroczyć kwoty limitu wynikającego z prowadzonej kilometrówki. Limit kilometrów oblicza się na podstawie przejechanych kilometrów pomnożonych przez stawkę za 1 km przypisaną do danego samochodu osobowego. Do końca 2018 roku stawka za km wynosiła odpowiednio:
- 0,5214 zł - dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
- 0,8358 zł - dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.
Stawka za przejechany 1 km była określona na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Od 2019 roku ten przepis uległ zmianie.Nie obowiązuje już prowadzenie kilometrówki do celów rozliczeń PIT. Zmiana ta dotyczy zarówno najmu krótkoterminowego jak i średnio i długoterminowego.
Obecnie wydatki eksploatacyjne związane z wynajmowanym pojazdem osobowym rozliczane są na dwa sposoby. Wszystko zależy czy auto użytkowane jest wyłącznie w działalności gospodarczej, czy też wykorzystywanej jest także prywatnie. W pierwszym przypadku możliwe jest odliczenie 100% podatku VAT oraz 100% kosztów od wydatków eksploatacyjnych związanych z wynajmowanym pojazdem, jeżeli zostaną spełnione poniższe warunki:
- prowadzenie kilometrówki dla celów VAT,
- zgłoszenie pojazdu przez formularz VAT-26 do US,
- stworzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie
W drugim przypadku, gdy przedsiębiorca wykorzystuje wynajmowane auto również prywatnie odliczyć można wyłącznie 50% podatku VAT od wydatków z nim związanych, natomiast w KPiR wydatki eksploatacyjne zostaną ujęte w 75% ich wartości. W przypadku czynnych podatników VAT wykorzystujących pojazd w celach mieszanych, w KPiR znajdzie się 75% sumy wartości netto i nieodliczonego podatku VAT (tj. 50% VAT).
Rozliczenie czynszu
Przedsiębiorca korzystający z usługi wynajmu samochodu osobowego zgodnie z art. 23. ust. 1. pkt. 47a ustawy o PIT od 2019 roku rozliczy w kosztach czynsz za jego najem do limitu 150 000 zł, bez względu na sposób użytkowania pojazdu. Limit ten dotyczy to zarówno najmu krótkoterminowego jak i długoterminowego. Wykładnia prawna jest w kwestii jednoznaczna. W listopadzie 2013 r. pojawiła się ta najważniejsza wykładnia bo interpretacja ogólna Ministra Finansów. Jest ona wiążąca dla wszystkich organów. Zgodnie z jej treścią czynsz za umowę najmu samochodu osobowego nie jest kosztem o charakterze eksploatacyjnym, w związku z czym nie podlega limitowi ewidencji przebiegu pojazdu. Podatnicy, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów czynsz za wynajem samochodu osobowego ujmują w kolumnie 13 - pozostałe wydatki. Natomiast odliczenie VAT następuje w wysokości 50% lub 100% podatku VAT w zależności od formy użytkowania pojazdu o czym wcześniej wspomniano.
Podsumowanie
Wynajem długoterminowy i średnioterminowy jest dobrym rozwiązaniem dla firmy o nowoczesnym podejściu do biznesu, która liczy się z tym, że poniesie koszt wynajmu samochodu, który nie stanie się finalnie własnością firmy. Nie ma tu obowiązku wykupu auta. Bierzemy nowe auto i po okresie obowiązywania umowy oddajemy je i możemy wynająć kolejne.
Wynajem jest traktowany bardziej jako usługa niż nabycie samochodu. Leasing na zasadach wynajmu długoterminowego na pewno sprawdzi się doskonale dla osób, które cenią sobie gwarantowaną dostępność samochodu zastępczego na czas naprawy. Nie trzeba tu angażować zbyt wiele czasu na załatwianie formalności. Wszystko zajmie nam parę godzin.
ane auto również prywatnie odliczyć można wyłącznie 50% podatku VAT od wydatków z nim związanych, natomiast w KPiR wydatki eksploatacyjne zostaną ujęte w 75% ich wartości. W przypadku czynnych podatników VAT wykorzystujących pojazd w celach mieszanych, w KPiR znajdzie się 75% sumy wartości netto i nieodliczonego podatku VAT (tj. 50% VAT).
