Utrzymanie samochodu służbowego to często istotna część firmowych wydatków. Niezbędne w wielu branżach auto obciąża jednak firmowe konto nie tylko w momencie zakupu czy tankowania. Ile kosztuje utrzymanie firmowego samochodu?
Co składa się na koszty utrzymania samochodu?
Częstym błędem w analizowaniu kosztów utrzymania samochodu jest skupienie się wyłącznie na cenie zakupu oraz bezpośrednich wydatkach na paliwo, bilety parkingowe czy przejazdy autostradą. Tymczasem dużo większym obciążeniem mogą być pozostałe koszty utrzymania samochodu, czyli ubezpieczenie auta, zakup nowych opon i części eksploatacyjnych, ceny przeglądów serwisowych i napraw itd. Jeśli auto kupowane jest na kredyt, do kosztów należy także doliczyć marżę i prowizję banku.
Szczególnie ryzykowny bywa zakup samochodu używanego. Choć początkowy wydatek wydaje się nieduży, późniejsze koszty mogą pochłonąć zaoszczędzoną kwotę. Nawet w kilkuletnich, zadbanych egzemplarzach po pewnym czasie pojawiają się typowe problemy wynikające ze zużycia podzespołów. Wymiana układu wtryskowego, sprzęgła, elementów zawieszenia czy rozrządu to koszt liczony nawet w tysiącach złotych. Ryzyko zakupu samochodu z ukrytą wadą, mocno wyeksploatowanego lub z powypadkową historią to natomiast temat na osobny artykuł.
Amortyzacja firmowego pojazdu
Comiesięczna amortyzacja pojazdu firmowego pozwala odzyskać sporą cześć gotówki wydawanej na utrzymanie służbowego auta. Amortyzacja uwzględnia zużycie samochodu i określona jest na 5 lat w przypadku aut nowych i 2,5 roku dla samochodów używanych. Sposób zaliczania do kosztów wartości środków trwałych jest w przypadku samochodów uzależniony od ich wartości oraz metody finansowania. Samochody używane kupione za mniej niż 10 tys. zł nie są uznawane za środek trwały i można je odliczyć jednorazowo tuż po zakupie. Pozostałe podlegają miesięcznym odpisom amortyzacyjnym według metody liniowej (20% rocznie) lub indywidualnej (do 40% rocznie). Należy pamiętać, że odliczeniu podlega wartość auta do 150 tys. zł (samochody spalinowe) i 225 tys. zł (samochody elektryczne).
Finansowanie i eksploatacja
Najpopularniejsze metody finansowania nowego samochodu w firmie to leasing, wynajem długoterminowy oraz zakup za gotówkę. Ten ostatni sposób jest z punktu widzenia przedsiębiorcy najmniej korzystny. Nie dość, że wymaga zamrożenia jednorazowo bardzo dużej kwoty, to dodatkowo gorzej wypada pod względem podatkowym. Choć od 1 stycznia 2019 roku ujednolicono sposoby rozliczania kosztów eksploatacyjnych w firmie i usunięto tzw. kilometrówkę, wynajem długoterminowy oraz leasing mają pewną przewagę. Odliczenie 100% (użytek firmowy) lub 50% (użytek firmowo-prywatny) podatku VAT oraz do 75% podatku dochodowego ograniczone jest limitami – 150 tys. zł oraz 225 tys. zł. Dotyczy to jednak każdej umowy z osobna, dzięki czemu każda nowa umowa wynajmu odnawia limit.
Tutaj pojawia się korzystne rozwiązanie – abonament na rok. Oprócz tego, że umożliwia on wymianę na nowy pojazd już po 12 miesiącach, to na dodatek zapewnia spore możliwości odliczenia kosztów użytkowania pojazdu. Zaletą eksploatacji auta w modelu abonamentowym jest także przeniesienie wielu obowiązków poza przedsiębiorstwo. Przeglądy serwisowe i naprawy gwarancyjne spoczywają na firmie wynajmującej samochody, przez co utrzymanie floty jest znacznie łatwiejsze, a przede wszystkim tańsze. W przeciwieństwie do leasingu miesięczna opłata nie uwzględnia też całkowitej wartości pojazdu, a jedynie utratę wartości. Raty są więc wyraźnie niższe.
Utrata wartości nowego pojazdu
Użytkowany w firmie samochód musi na siebie zarabiać – to doskonale znane powiedzenie. Warto bowiem wspomnieć, że nawet auto stojące cały czas na firmowym parkingu generuje spore koszty. Oprócz ceny ubezpieczenia czy badań technicznych trzeba uwzględnić utratę wartości. To w gruncie rzeczy ukryty koszt użytkowania samochodu. Już po trzech latach od zakupu nowego pojazdu jego wartość może spać o ok. 40-50 proc. Uzależnione jest to m.in. od marki, wersji silnikowej czy wyposażenia. Najmniej tracą na wartości marki znane z niezawodności (np. Toyota, Honda) oraz prestiżowe (np. Porsche, Lexus, BMW).
Wysokie koszty zmiany samochodu na nowy
Planując zakup samochodu firmowego warto uwzględnić też to, co zrobimy za kilka lat. Samochód w leasingu najlepiej wykupić, w innym przypadku duża wpłata początkowa oraz wysokie raty nie mają sensu. Auto kupione za gotówkę może posłużyć przez wiele lat, o ile nie spotkają go usterki lub nieoczekiwane zdarzenia. Jeżeli jednak zależy nam na użytkowaniu nowego auta i regularnej wymianie, najwygodniejszą formą finansowania jest najem długoterminowy. Po zakończeniu umowy „stare” auto wraca do firmy wynajmującej i można bez przeszkód wybrać nowe. Dzięki temu koszty wymiany samochodu na nowy są niewielkie, a cała procedura zajmuje kilka chwil. Nie trzeba także szukać nabywcy na poprzedni samochód, pozostawiać go w rozliczeniu (najczęściej niekorzystnym) czy przygotowywać do sprzedaży. Wynajem długoterminowy samochodu jest pod tym względem bardzo elastyczny.
